Private Konten und Shadow AI
Mitarbeitende umgehen fehlende Angebote mit kostenlosen Diensten, ohne zentrale Regeln oder Transparenz.
Sicherer Unternehmens-Chat KI-Chat für die tägliche Arbeit.
KI-Chat für die tägliche Arbeit.
Mit kontrolliertem Datenpfad.
Mitarbeitende erhalten eine freigegebene Alternative zu privaten KI-Konten: für Zusammenfassungen, Entwürfe und Fragen an interne Dokumente – mit klaren Datenklassen, Rollen und Betriebsgrenzen.
- Unternehmenskonten und Rollen
- keine Nutzung zum Training nach gewähltem Setup
- freigegebene interne Quellen
Sie
Fasse die Änderungen der neuen Reisekostenrichtlinie für Mitarbeitende zusammen.
Assistent
Ab 1. August gelten neue Freigabegrenzen für Hotelkosten und eine verpflichtende Vorabgenehmigung bei Bahnfahrten über 150 Euro. Belege müssen weiterhin innerhalb von zehn Arbeitstagen eingereicht werden. Für bereits gebuchte Reisen gelten die bisherigen Grenzen.
Verwendete Quellen 1. Reisekostenrichtlinie v3.2, Änderungen2. FAQ Dienstreisen, Stand 15.07.2026
Illustrative Oberfläche – keine erfundene Kundenaussage oder Ergebnisgarantie.
Ausgangslage
Wenn Beschäftigte KI nutzen wollen, aber keine freigegebene Umgebung haben
Keine Verbindung zum Fachwissen
Allgemeine Modelle kennen interne Richtlinien, Produkte und Prozessdokumente nicht.
Ein Tool passt nicht zu allen Daten
Öffentliche Informationen, interne Unterlagen und streng vertrauliche Daten benötigen unterschiedliche Betriebs- und Nutzungsregeln.
Arbeitsweise
Vom Dokument zur nachvollziehbaren Unterstützung
Der Agent unterstützt einen definierten Prozess. Freigaben und fachliche Verantwortung bleiben beim Unternehmen.
- 01
Nutzung abgrenzen
Erlaubte Aufgaben, Datenklassen, Nutzergruppen und ausgeschlossene Entscheidungen definieren.
- 02
Betrieb und Modelle wählen
Qualität, Schutzbedarf und Kosten bestimmen Modell sowie On-Prem-, Air-Gap- oder Cloud-Betrieb.
- 03
Quellen und Identitäten anbinden
Freigegebene Dokumente und Nutzerrollen werden kontrolliert verfügbar gemacht.
- 04
Schulen und messen
Pilotnutzer lernen Grenzen und Feedbackprozess; Qualität und sichere Nutzung werden ausgewertet.
Datenquellen
An bestehendes Wissen anschließen
Im Pilot werden nur vereinbarte Quellen und Berechtigungen angebunden.
FileserverSharePointNextcloudConfluenceDMSfreigegebene WebsitesVorlagenRichtlinien
Kontrollen
Sicherheit wird konfiguriert – nicht behauptet
Datenklassen und Nutzungsregeln
Technische und organisatorische Vorgaben legen fest, welche Inhalte in welchem Betriebsmodell verarbeitet werden dürfen.
Identität und Rechte
Zugriff erfolgt über Unternehmenskonten; interne Quellen werden nicht pauschal für alle Nutzer geöffnet.
Modell- und Providerkontrolle
Modellversion, Provider, Aufbewahrung, Telemetrie und externe Verbindungen werden dokumentiert und freigegeben.
Feedback und sichere Ablehnung
Nutzer können fehlerhafte Antworten melden; kritische oder nicht belegte Aufgaben werden begrenzt.
Betriebsmodell
On-Prem-first, nicht On-Prem um jeden Preis
Schutzbedarf, Datenpfad, Qualität, Auslastung und Gesamtkosten bestimmen die Architektur.
Air-Gap
Kein externer Modellaufruf; geringere Modell- und Updateflexibilität zugunsten maximal kontrollierter Datenwege.
On-Premise
Eigener Betrieb mit interner Identität, kontrollierter Modellwahl und planbarer Kapazität.
Deutsche/EU-Umgebung
Schnellerer Start mit dokumentierter Datenresidenz, Aufbewahrung und Unterauftragnehmern.
Fest abgegrenzter Einstieg
Sicherer Unternehmens-Chat – Pilot
Ein Pilot für eine definierte Nutzergruppe, zwei bis drei freigegebene Aufgaben und eine begrenzte Wissensquelle. Ziel sind belastbare Nutzungs- und Qualitätsdaten statt einer pauschalen ChatGPT-Kopie.
Sicheren KI-Chat prüfenIm Pilot enthalten
- ✓Use-Case- und Datenklassen-Workshop
- ✓Einrichtung einer kontrollierten Chatoberfläche
- ✓Anbindung von 1–2 Wissensquellen
- ✓Rollen und grundlegende Nutzungsgrenzen
- ✓Pilottraining und Feedbackprozess
- ✓Qualitäts- und Ausbauempfehlung
Nicht stillschweigend enthalten
- –unbegrenzte Nutzer und Datenquellen
- –vollständiger Ersatz aller Copilot-Funktionen
- –Verarbeitung jeder vertraulichen Datenklasse
- –automatische Rechtskonformitätsgarantie
Häufig gestellte Fragen
Ist das einfach eine lokale Kopie von ChatGPT?
Nein. Der private Assistent kombiniert ein geeignetes Sprachmodell mit freigegebenen Unternehmensquellen, Berechtigungen, Protokollierung und einem definierten Betriebsmodell. Funktionsumfang und Modellqualität werden auf den tatsächlichen Anwendungsfall zugeschnitten.
Dürfen Mitarbeitende damit beliebige vertrauliche Daten verarbeiten?
Nicht automatisch. Zulässige Datenklassen, Zwecke und Nutzergruppen werden in einer Nutzungsrichtlinie und technischen Konfiguration festgelegt. Besonders sensible oder regulierte Daten benötigen eine gesonderte Bewertung.
Können auch Modelle aus den USA oder China lokal laufen?
Ja, sofern Lizenz und technische Anforderungen es erlauben. Der Ursprung eines Modellgewichts ist nicht identisch mit dem Datenpfad. Lokal ausgeführte Modelle übertragen Prompts nicht automatisch ins Herkunftsland; Telemetrie, Updates, Abhängigkeiten und ausgehende Verbindungen müssen trotzdem geprüft werden.
Ersetzt die Lösung Microsoft 365 Copilot?
Nicht zwangsläufig. Wenn der Hauptbedarf direkt in Word, Outlook, Teams und SharePoint liegt, kann Copilot funktional geeigneter sein. Der private Assistent ist besonders interessant bei eigenen Quellen, strengen Betriebsgrenzen, Modellwahl oder herstellerübergreifenden Prozessen.
Wie schnell kann ein Pilot starten?
Bei klarer Quelle, verfügbarem Ansprechpartner und geklärtem Testdatensatz typischerweise innerhalb weniger Wochen. Hardwarebeschaffung, Air-Gap-Freigaben oder komplexe Rechteintegration können den Zeitraum verlängern.