Daten werden übertragen
Kopf-, Steuer-, Bestell- und Zahlungsdaten werden wiederholt aus PDF oder Scan in Folgesysteme übertragen.
DATEV & Rechnungen Rechnungen schneller vorbereiten.
Rechnungen schneller vorbereiten.
Fachliche Kontrolle behalten.
Der Agent liest vereinbarte Rechnungsdaten aus, gleicht Stammdaten und Regeln ab, markiert Auffälligkeiten und erstellt einen prüfbaren Buchungsvorschlag. Gebucht wird erst nach Freigabe.
- Buchungsvorschlag statt Blindbuchung
- Regel- und Plausibilitätsprüfung
- Freigabe vor Übergabe
Sie
Eingangsrechnung prüfen und Buchungsvorschlag vorbereiten.
Assistent
Lieferant und Bestellbezug wurden erkannt. Nettobetrag und Umsatzsteuer sind rechnerisch plausibel. Vorgeschlagenes Sachkonto basiert auf drei freigegebenen Vergleichsbuchungen. Prüfung erforderlich: Die Bankverbindung weicht vom Lieferantenstamm ab. Keine Übergabe ohne Freigabe.
Verwendete Quellen 1. Rechnung RE-2026-8812. Lieferantenstamm, Stand 17.07.20263. freigegebene Kontierungsregeln
Illustrative Oberfläche – keine erfundene Kundenaussage oder Ergebnisgarantie.
Ausgangslage
Wenn Standardrechnungen Fachzeit binden und Ausnahmen zu spät auffallen
Kontierung braucht Kontext
Lieferant und Rechnungstext allein reichen oft nicht; Regeln, Kostenstellen und historische Freigaben müssen zusammenpassen.
Auffälligkeiten sind verteilt
Geänderte Bankdaten, fehlende Bestellbezüge oder widersprüchliche Beträge werden in unterschiedlichen Prüfschritten sichtbar.
Arbeitsweise
Vom Dokument zur nachvollziehbaren Unterstützung
Der Agent unterstützt einen definierten Prozess. Freigaben und fachliche Verantwortung bleiben beim Unternehmen.
- 01
Rechnung erfassen
Vereinbarte Rechnungsformate gelangen aus einem kontrollierten Eingangskanal in die Verarbeitung.
- 02
Daten und Regeln prüfen
Felder werden extrahiert und gegen Stammdaten, Rechenregeln und freigegebene Vorgaben geprüft.
- 03
Vorschlag erstellen
Der Agent bereitet Kontierung und Begründung vor und markiert Unsicherheiten oder Abweichungen.
- 04
Prüfen und übergeben
Eine zuständige Person korrigiert oder bestätigt; erst danach erfolgt der vereinbarte DATEV-Export.
Datenquellen
An bestehendes Wissen anschließen
Im Pilot werden nur vereinbarte Quellen und Berechtigungen angebunden.
PDF-RechnungenScan/OCRE-Mail-EingangLieferantenstammKontierungsregelnBestelldatenDATEV-ExportERP-Stammdaten
Kontrollen
Sicherheit wird konfiguriert – nicht behauptet
Vier-Augen-Freigabe
Der Standardpilot erzeugt Vorschläge und Ausnahmen, aber keine unkontrollierte Buchung oder Zahlung.
Stammdatenabgleich
Lieferant, Bankdaten, Bestellbezug und weitere vereinbarte Werte werden gegen freigegebene Quellen geprüft.
Begründeter Vorschlag
Kontierungsvorschläge zeigen die verwendete Regel oder Vergleichsgrundlage, soweit im Scope verfügbar.
Getrennte Rollen
Erfassung, Prüfung, Freigabe und technische Administration können entsprechend dem Berechtigungskonzept getrennt werden.
Betriebsmodell
On-Prem-first, nicht On-Prem um jeden Preis
Schutzbedarf, Datenpfad, Qualität, Auslastung und Gesamtkosten bestimmen die Architektur.
On-Premise
Dokumente, Regeln und Modellverarbeitung bleiben im kontrollierten Unternehmensnetz.
Private deutsche Umgebung
Dedizierte Umgebung mit dokumentierter Datenverarbeitung und kontrollierter Verbindung zu den Buchhaltungssystemen.
Hybrid
Sensible Stammdaten bleiben lokal; einzelne Dienste werden nur nach Datenfluss- und Schutzbedarfsprüfung extern genutzt.
Fest abgegrenzter Einstieg
Rechnungs- und DATEV-Pilot
Der Pilot prüft einen definierten Rechnungseingang und erzeugt freigabepflichtige Vorschläge. Ziel ist ein belastbares Verhältnis aus Automatisierung, Prüfquote und Korrekturaufwand.
DATEV-Pilot prüfenIm Pilot enthalten
- ✓ein definierter Rechnungseingang
- ✓vereinbarte Rechnungsfelder und Plausibilitäten
- ✓Stammdaten- und Regelabgleich nach Scope
- ✓Buchungs-/Kontierungsvorschlag mit Freigabe
- ✓eine geprüfte DATEV-Exportstrecke
- ✓Qualitäts- und Wirtschaftlichkeitsbericht
Nicht stillschweigend enthalten
- –autonome Buchung oder Zahlung
- –Steuerberatung oder rechtliche Einzelfallbewertung
- –alle Sonderbelege und Gesellschaften
- –DATEV-Lizenzen oder nicht freigegebene Schnittstellen
Häufig gestellte Fragen
Bucht der Agent Rechnungen automatisch?
Im angebotenen Einstieg nicht. Der Agent extrahiert Daten, prüft vereinbarte Regeln und erstellt Buchungs- oder Kontierungsvorschläge. Eine berechtigte Person prüft und gibt die Übergabe frei.
Wie erfolgt die DATEV-Anbindung?
Abhängig von vorhandenen Produkten, Berechtigungen und freigegebenen Schnittstellen über ein unterstütztes Importformat, einen kontrollierten Export oder eine autorisierte API-Integration. Eine konkrete DATEV-Funktion wird erst nach technischer Prüfung zugesagt.
Kann der Agent Konten oder Steuerschlüssel vorschlagen?
Ja, als Vorschlag auf Basis freigegebener Regeln, Stammdaten und historischer Beispiele. Steuerliche und buchhalterische Verantwortung bleibt bei der zuständigen Fachperson.
Welche Daten bleiben gespeichert?
Speicherorte, Protokolle, Löschfristen und Trainingsausschluss werden im Betriebs- und Datenschutzkonzept festgelegt. Im Pilot werden nur die für Test und Abnahme vereinbarten Daten verarbeitet.
Wie wird die Wirtschaftlichkeit gemessen?
Gemessen werden unter anderem Extraktionsqualität, Anteil prüfpflichtiger Fälle, Bearbeitungszeit und Korrekturaufwand auf einem vereinbarten Testbestand. Daraus entsteht eine projektspezifische Entscheidung, keine pauschale ROI-Garantie.