Manuelle Vorsortierung
Mitarbeitende öffnen jedes Dokument, bestimmen Typ und Zuständigkeit und übertragen Basisdaten von Hand.
Dokumentenagent Dokumente vorsortieren und vorbereiten.
Dokumente vorsortieren und vorbereiten.
Entscheidungen kontrollieren.
Der Dokumentenagent erkennt vereinbarte Dokumenttypen, extrahiert benötigte Informationen und bereitet den nächsten Arbeitsschritt vor. Unsichere Fälle und fachliche Entscheidungen bleiben sichtbar in der Prüfung.
- Strukturierte Ausgabe
- Konfidenzschwellen
- Menschliche Freigabe
Sie
Eingangsdokument analysieren und für den nächsten Prozessschritt vorbereiten.
Assistent
Dokumenttyp: Lieferantenabweichung. Erkannte Referenz: LA-2026-184. Betroffene Charge: 4711-B. Geforderte Aktion: Ursachenanalyse bis 24.07.2026. Status: manuelle Prüfung erforderlich, da die Artikelnummer im Anhang von der Kopfseite abweicht.
Verwendete Quellen 1. Eingangsdokument, Seite 12. Anhang Prüfbericht, Seite 3
Illustrative Oberfläche – keine erfundene Kundenaussage oder Ergebnisgarantie.
Ausgangslage
Wenn Dokumenteingang noch aus Öffnen, Kopieren und Nachfragen besteht
Unstrukturierte Ausnahmen
Starre OCR- oder Regelstrecken scheitern an variierenden Layouts, Anhängen und Kontextinformationen.
Fehlende Nachvollziehbarkeit
Automatisierung ist riskant, wenn nicht sichtbar bleibt, aus welcher Textstelle ein Feld oder Vorschlag stammt.
Arbeitsweise
Vom Dokument zur nachvollziehbaren Unterstützung
Der Agent unterstützt einen definierten Prozess. Freigaben und fachliche Verantwortung bleiben beim Unternehmen.
- 01
Eingang begrenzen
Dokumenttypen, Eingangskanal und erlaubte Datenfelder für den Pilot festlegen.
- 02
Erkennen und extrahieren
OCR, Regeln und Modelle klassifizieren Inhalte und geben vereinbarte Felder strukturiert aus.
- 03
Validieren und eskalieren
Plausibilitäten und Konfidenzen trennen sichere Standardfälle von prüfpflichtigen Ausnahmen.
- 04
Kontrolliert übergeben
Freigegebene Ergebnisse gehen als Export, Entwurf oder API-Nachricht an das Folgesystem.
Datenquellen
An bestehendes Wissen anschließen
Im Pilot werden nur vereinbarte Quellen und Berechtigungen angebunden.
E-Mail-PostfachScan/OCRFileserverDMSSFTPPDF & OfficeCSV/XMLfreigegebene APIs
Kontrollen
Sicherheit wird konfiguriert – nicht behauptet
Definiertes Ausgabeschema
Erlaubte Felder, Datentypen und Pflichtwerte werden technisch validiert, bevor ein Ergebnis weitergegeben wird.
Konfidenz und Prüfwarteschlange
Unsichere Extraktionen und widersprüchliche Inhalte werden nicht als sicherer Standardfall behandelt.
Fundstellen und Versionen
Ergebnis, Quelldokument, relevante Passage und eingesetzte Konfiguration bleiben für die Prüfung zuordenbar.
Keine autonome Fachentscheidung
Freigabe-, Zahlungs-, Rechts- oder Qualitätsentscheidungen werden nicht stillschweigend an das Modell delegiert.
Betriebsmodell
On-Prem-first, nicht On-Prem um jeden Preis
Schutzbedarf, Datenpfad, Qualität, Auslastung und Gesamtkosten bestimmen die Architektur.
On-Premise
OCR, Extraktion und Modellverarbeitung laufen im eigenen Netzwerk; Schnittstellen werden gezielt freigegeben.
Air-Gap
Geeignet für geschlossene Umgebungen, wenn Updates und Datenübernahme über kontrollierte Offline-Prozesse erfolgen.
Deutsche/EU-Umgebung
Elastische Verarbeitung mit dokumentiertem Datenpfad und vertraglich geprüften Diensten.
Fest abgegrenzter Einstieg
Dokumentenagent – Pilot
Der Pilot automatisiert einen klar abgegrenzten Dokumenttyp oder Eingangskanal und misst, welcher Anteil sicher vorbereitet und welcher bewusst zur Prüfung eskaliert wird.
Dokumentenprozess prüfen lassenIm Pilot enthalten
- ✓Workshop und Dokumentklassen-Definition
- ✓repräsentativer, freigegebener Testdatensatz
- ✓OCR/Extraktion und strukturiertes Ausgabeschema
- ✓Plausibilitäten und Prüfwarteschlange
- ✓eine vereinbarte Export- oder Schnittstellenübergabe
- ✓Messung und Abnahmebericht
Nicht stillschweigend enthalten
- –unbegrenzte Dokumenttypen und Layouts
- –vollständige historische Archivmigration
- –autonome Zahlung, Buchung oder Rechtsentscheidung
- –produktiver 24/7-Betrieb ohne separates SLA
Häufig gestellte Fragen
Welche Dokumententypen kann der Agent verarbeiten?
Der konkrete Umfang wird im Pilot festgelegt. Typische Kandidaten sind PDF-, Office-, Text- und strukturierte Exportdateien. Bei Scans hängt die Qualität zusätzlich von OCR, Layout, Sprache und Dokumentzustand ab.
Kann der Agent Ergebnisse direkt ins ERP oder DMS schreiben?
Technisch ist eine Übergabe über freigegebene APIs, Importformate oder überwachte Warteschlangen möglich. Im Pilot erfolgt sie standardmäßig als Entwurf oder nach menschlicher Freigabe, nicht als unkontrollierte Systemaktion.
Wie werden Fehler behandelt?
Pflichtfelder, Formatregeln, Plausibilitäten und Konfidenzschwellen werden vorab definiert. Unsichere oder widersprüchliche Fälle landen in einer Prüfwarteschlange.
Ist dafür ein großes Sprachmodell notwendig?
Nicht für jeden Schritt. Klassifikation, OCR, Regeln und strukturierte Extraktion werden je nach Dokumenttyp kombiniert. Ein LLM wird nur dort eingesetzt, wo Kontextverständnis oder Textentwürfe tatsächlich helfen.
Womit wird der Pilot abgenommen?
Mit einem repräsentativen, freigegebenen Dokumentensatz und vorab vereinbarten Kennzahlen wie Feldgenauigkeit, korrekter Klassifikation, Prüfquote und Bearbeitungszeit. Ergebnisse sind nur für diesen Testumfang belastbar.